Zbiórka się skończyła, pieniądze wydane, a darczyńcy pytają, co dalej. Rozliczenie zbiórki to najczęściej pomijany etap — i jedyny, który decyduje, czy ci sami ludzie wpłacą przy następnej okazji. Poniżej: kiedy rozliczenie wynika z przepisów, a kiedy z przyzwoitości, co pokazać i co zrobić z nadwyżką.
Poniżej stan prawny na listopad 2026 r. To nie jest porada prawna: przy sporze z darczyńcą albo zmianie celu dużej zbiórki skonsultuj się z prawnikiem.
Czy zbiórkę internetową trzeba rozliczać?
Przed urzędem — osobnego sprawozdania nie ma. Wpłaty przez internet na konto organizacji nie są zbiórką publiczną, więc obowiązują tylko zwykłe sprawozdania organizacji. Wobec darczyńców — tak, w praktyce. Wpłatę na opisany cel można rozumieć jako darowiznę z poleceniem, a darczyńca może żądać wypełnienia polecenia (art. 893–894 Kodeksu cywilnego). Rozliczenie pokazuje, że cel został zrealizowany.
Zbiórka internetowa a publiczna: dwa różne rozliczenia
| Zbiórka internetowa (wpłaty na konto, formularz) | Zbiórka publiczna (puszki, gotówka w miejscu publicznym) | |
|---|---|---|
| Zgłoszenie | nie | tak, na portalu zbiórek publicznych |
| Sprawozdanie do urzędu | nie osobne; zbiórka trafia do sprawozdań rocznych organizacji | tak: z przeprowadzenia zbiórki i z rozdysponowania ofiar |
| Termin | — | 30 dni od zakończenia (wynik) i 3 miesiące od końca roku obrotowego (wydatki; komitety społeczne co 12 miesięcy) |
| Gdzie publikowane | gdzie zdecydujesz | na portalu zbiórek publicznych, przez 10 lat |
| Zmiana celu | zgodnie z opisem i zasadami darowizny | tylko gdy cel osiągnięty albo niemożliwy, w tej samej sferze zadań |
Przy zbiórce publicznej organizacja przesyła sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki „w ciągu 30 dni od zakończenia zbiórki publicznej” i sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania ofiar w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (art. 16 ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych). Szczegóły zgłaszania: czy zbiórkę internetową trzeba zgłaszać.
Coroczne sprawozdania organizacji to co innego niż rozliczenie jednej zbiórki. O sprawozdaniu z działalności fundacji i raporcie dla darczyńców piszemy osobno.
Co pokazać w rozliczeniu zbiórki
Dobre rozliczenie mieści się na jednym ekranie:
- Ile zebraliście — kwota i liczba wpłat, z datą zakończenia.
- Na co wydaliście — pozycje z kwotami. Faktury możesz pokazać, ale zakryj dane osób prywatnych i numery kont.
- Efekt — co się zmieniło: kupiony sprzęt, odbyta rehabilitacja, wyremontowana sala. Zdjęcie ludzi wymaga ich zgody, a przy dzieciach — zgody rodziców (zgoda na wizerunek w zbiórce).
- Co zostało i co z tym zrobicie — zgodnie z tym, co zapowiadał opis.
- Kontakt — do kogo pisać z pytaniami.
Jeśli część zbiórki poszła na koszty organizacji pomocy, pokaż to otwarcie, zwłaszcza jeśli tak zapowiadał opis. Granice opisujemy w tekście o kosztach administracyjnych fundacji.
Nadwyżka: co zrobić z pieniędzmi ponad cel
Najpierw sprawdź, co napisaliście w opisie zbiórki albo regulaminie. Jeśli opis mówił, że nadwyżka pójdzie na cele statutowe albo na podobny cel, zrób dokładnie to i napisz o tym w rozliczeniu. Dlatego plan na nadwyżkę warto zapowiedzieć w opisie, zanim ktokolwiek wpłaci.
Jeśli opis milczał, masz trzy uczciwe wyjścia:
- Zapytaj darczyńców, czy zgadzają się na inny, pokrewny cel, i daj czas na odpowiedź.
- Kontynuuj ten sam cel, jeśli to ma sens — np. kolejny etap rehabilitacji tej samej osoby.
- Zwróć wpłaty osobom, które sobie tego życzą. Przy BLIK-u i karcie organizacja nie zna rachunku darczyńcy, więc zwrot idzie przez operatora płatności albo na rachunek, który poda darczyńca. Zwrot to nie formalność: organizacja przekazuje urzędowi skarbowemu informację o zwróconej darowiźnie w ciągu miesiąca od zwrotu (art. 26 ust. 6c ustawy o PIT), a zwrot trzeba zaksięgować (księgowanie darowizn online).
Nie zakładaj, że nadwyżkę zawsze można przenieść na cele statutowe. Przy zbiórce na konkretną osobę zasady opisujemy w tekście o subkontach w fundacji.
Zmiana celu i zbiórka, która nie osiągnęła celu
Cel bywa nieosiągalny: zabieg został sfinansowany z innych źródeł, cena sprzętu wzrosła, plan się zmienił. Przy zbiórce internetowej obowiązuje to samo co przy nadwyżce — opis, a potem rozmowa z darczyńcami. Organizacja, która ma wątpliwość, czy może wydać pieniądze inaczej, powinna jej nie rozstrzygać sama na swoją korzyść.
Przy zbiórce publicznej ustawa pozwala zmienić cel tylko wtedy, gdy cel ze zgłoszenia „został osiągnięty lub ze względów obiektywnych nie może być dalej realizowany”, a nowy cel mieści się w tej samej sferze zadań publicznych (art. 12 ust. 2 ustawy o zbiórkach publicznych).
Gdy zebraliście mniej, niż planowaliście, rozliczenie jest jeszcze ważniejsze. Napisz, co udało się zrobić za zebraną kwotę, czego nie i czy zbieracie dalej.
Kiedy i gdzie opublikować rozliczenie
- Kiedy: krótka informacja zaraz po zakończeniu zbiórki (ile zebraliście), pełne rozliczenie po wydaniu pieniędzy. Przy dłuższej realizacji — rozliczenie częściowe co kilka miesięcy.
- Gdzie: na stronie zbiórki albo w aktualności na stronie organizacji, z linkiem w mediach społecznościowych. Tam, gdzie darczyńca wpłacał, powinien znaleźć rozliczenie.
- Mailem: do darczyńców, ale z rozwagą — zobacz, kiedy potrzebna jest zgoda na wiadomości.
Wzór rozliczenia zbiórki
Rozliczenie zbiórki „[nazwa]”
Zbiórka trwała od [data] do [data]. Zebraliśmy [kwota] zł od [liczba] osób i firm. Dziękujemy!
Na co poszły pieniądze:
- [pozycja] — [kwota] zł
- [pozycja] — [kwota] zł
- [koszty organizacji pomocy, jeśli były zapowiedziane] — [kwota] zł
Co się zmieniło: [efekt w dwóch zdaniach, zdjęcie za zgodą osób na nim].
Co zostało: [kwota] zł. Zgodnie z opisem zbiórki przeznaczymy je na [cel].
Pytania: [e-mail, telefon]. [Pełna nazwa organizacji], KRS [numer].
Pytania
Czy fundacja musi pokazać faktury?
Żaden przepis nie nakazuje publikować faktur z rozliczenia zbiórki internetowej. Pokazanie kluczowych dokumentów, z zakrytymi danymi osób, buduje zaufanie bardziej niż sama tabela.
Czy rozliczenie zbiórki trzeba wysłać do urzędu?
Przy zbiórce internetowej — nie, wpłaty trafiają do zwykłych sprawozdań organizacji. Przy zbiórce publicznej — tak, na portal zbiórek publicznych.
Co zrobić z pieniędzmi po zakończeniu zbiórki?
Wydać je zgodnie z opisem. Jeśli opis nie mówił nic o nadwyżce, zapytaj darczyńców albo skonsultuj sprawę z prawnikiem, zanim przeznaczysz pieniądze na inny cel.
Czy można zwrócić darowiznę?
Można. Przy przelewie — na rachunek, z którego przyszła. Przy BLIK-u i karcie zwrot idzie przez operatora płatności albo na rachunek, który poda darczyńca. Organizacja ma miesiąc na poinformowanie urzędu skarbowego, a darczyńca nie odliczy zwróconej kwoty.
Jak rozliczyć zbiórkę na leczenie?
Tak samo, ale z większą ostrożnością przy danych o zdrowiu. Pokaż kwoty i rodzaj wydatków, bez dokumentacji medycznej i bez szczegółów, na które podopieczny albo rodzice się nie zgodzili.
Jak to wygląda we wspieraj.org
Piszemy to jako dostawca jednego z narzędzi do zbierania wpłat. W trakcie zbiórki widget na bieżąco pokazuje zebraną kwotę, liczbę wpłat i pasek postępu, a listę wpłat ze zbiórką i kwotą dla organizacji wyeksportujesz do CSV — to dobry punkt wyjścia do rozliczenia. Termin zbiórki nie zamyka wpłat; robi to dopiero „Zakończ” w panelu. Zwrot wpłaty z formularza zlecamy u operatora po zgłoszeniu na kontakt@wspieraj.org i za zgodą organizacji — szczegóły w zasadach wpłat. Minusy: nie mamy modułu aktualności ani rozliczeń przy zbiórce i nie wysyłamy wiadomości do darczyńców. Rozliczenie publikujesz na swojej stronie, a wiadomość wysyłasz sam do osób, które się na nią zgodziły.
Stan prawny na 3 listopada 2026 r. Artykuł opisuje przepisy ogólnie i nie jest poradą prawną. Źródła: Kodeks cywilny, art. 893–895; ustawa o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych, art. 12, 16–19; ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 26 ust. 6c.
