Sprawozdanie z działalności fundacji to obowiązek, który dotyczy także fundacji małych i takich, które przez cały rok nic nie zrobiły. W grudniu zarządy przypominają sobie o nim najczęściej dopiero wtedy, gdy trzeba zdobyć podpis i znaleźć właściwy formularz. Poniżej: kto składa sprawozdanie, do kiedy, na jakim wzorze i jak zrobić z niego dokument, który przeczyta także darczyńca.
Poniżej stan prawny na listopad 2026 r. To nie jest porada prawna: w sprawie konkretnej fundacji zapytaj organ nadzoru albo prawnika. Tekst nie dotyczy fundacji rodzinnych, które działają według innej ustawy.
Sprawozdanie z działalności fundacji: krótka odpowiedź
Fundacja bez statusu OPP składa sprawozdanie swojemu ministrowi raz w roku, elektronicznie i na jednolitym formularzu. Ministerstwa podają termin: 31 grudnia za rok poprzedni. Musi je też udostępnić publicznie. Sprawozdanie za 2025 r. trzeba więc złożyć do 31 grudnia 2026 r. Fundacja OPP publikuje zamiast tego sprawozdania w bazie Narodowego Instytutu Wolności.
Co mówi przepis
Obowiązek wynika z art. 12 ust. 2 ustawy o fundacjach:
Fundacja składa corocznie właściwemu ministrowi sprawozdanie ze swojej działalności obejmujące najważniejsze informacje o działalności fundacji w okresie sprawozdawczym, pozwalające ocenić prawidłowość realizacji przez fundację jej celów statutowych.
Kolejne ustępy dodają trzy zasady. Sprawozdanie powstaje w postaci elektronicznej, na urzędowym formularzu, i jest podpisywane podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (ust. 2b). Fundacja udostępnia je do publicznej wiadomości (ust. 3). Fundacji OPP obowiązek nie dotyczy, jeśli zamieściła sprawozdanie merytoryczne i finansowe w bazie NIW (ust. 2a).
W samej ustawie nie ma daty. Termin 31 grudnia podają ministerstwa, m.in. Ministerstwo Sprawiedliwości: „najpóźniej do dnia 31 grudnia danego roku za rok wcześniejszy”. To one przyjmują sprawozdania, więc trzymaj się tej daty.
Któremu ministrowi złożyć sprawozdanie
Właściwy jest minister, z którego zakresem działania wiążą się cele fundacji (art. 9 ustawy). Przy kilku celach decydują cele główne. Nie trzeba tego zgadywać: organ nadzoru znajdziesz w danych fundacji w KRS, a jeśli go tam nie ma, zapytaj ministerstwo, które wydaje się właściwe.
Sposób złożenia zależy od ministerstwa. Jedne wskazują ePUAP i e-Doręczenia, inne dopuszczają także e-mail. Wyszukaj na gov.pl „sprawozdanie z działalności fundacji” i nazwę swojego ministerstwa, zanim zaczniesz zbierać podpisy.
Co zawiera formularz sprawozdania
Wzór określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 grudnia 2022 r. (Dz.U. poz. 2791). Stosują go wszystkie ministerstwa. Edytowalny plik DOCX udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości. Najwięcej pracy wymagają te części:
- Dane fundacji, w tym wszystkie cele statutowe i skład zarządu według KRS.
- Charakterystyka działalności: co naprawdę zrobiono w tym roku, główne zdarzenia prawne o skutkach finansowych i informacja, czy zarząd lub rada podejmowały uchwały. Jeśli tak, formularz wymaga odpisów wszystkich uchwał.
- Przychody: z działalności statutowej, gospodarczej i pozostałe oraz ich źródła, a wśród nich osobno darowizny.
- Koszty: realizacja celów statutowych, koszty administracyjne, działalność gospodarcza i pozostałe.
- Zatrudnienie i wynagrodzenia, także łączne wynagrodzenia zarządu i innych organów.
- Środki na koniec roku, pożyczki, działalność zlecona, rozliczenia podatkowe, kontrole.
Dwa szczegóły łatwo przegapić. Formularz wymaga wpisania myślnika w każdym pustym polu. A w podziale „przelew/gotówka” kolumna „przelew” obejmuje wszystkie płatności bezgotówkowe, więc wpłaty BLIK-iem i kartą wpisujesz właśnie tam.
Ministerstwo Sprawiedliwości zaznacza, że przesłanie dokumentu niezgodnego ze wzorem „będzie równoznaczne z ich niezłożeniem”. Sam opisowy PDF własnej roboty nie wystarczy.
Sprawozdanie z działalności a inne sprawozdania
Te dokumenty często się mylą, bo mają podobne nazwy.
| Dokument | Kto | Komu | Termin |
|---|---|---|---|
| Sprawozdanie z działalności | fundacja bez OPP | właściwy minister | do 31 grudnia |
| Sprawozdanie finansowe | jednostki prowadzące księgi | zatwierdzenie przez organ, potem Szef KAS albo KRS | zatwierdzenie do 6 miesięcy od dnia bilansowego |
| Sprawozdanie merytoryczne i finansowe OPP | organizacja pożytku publicznego | baza NIW | do 15 lipca |
Ministerstwo Sprawiedliwości wyjaśnia, że fundacje nie mają obowiązku przedstawiania sprawozdania finansowego organowi nadzoru. Informacje finansowe podajesz w zakresie wynikającym z formularza. Termin zatwierdzenia wynika z art. 53 ustawy o rachunkowości, a termin dla OPP z art. 23 ust. 6 ustawy o działalności pożytku publicznego. Organizacja, która nie zamieści sprawozdań w terminie, nie trafi do wykazu uprawnionych do 1,5%.
OPP z małym przychodem może zamieścić sprawozdanie merytoryczne w uproszczonej formie (art. 23 ust. 6c). Od 1 września 2026 r. próg wynosi 200 000 zł przychodu, a wcześniej było to 100 000 zł (Dz.U. 2026 poz. 1040).
Co grozi za brak sprawozdania
Ustawa o fundacjach nie przewiduje grzywny za niezłożenie sprawozdania. Minister może jednak wyznaczyć termin na usunięcie uchybień, a jeśli zarząd nadal działa niezgodnie z prawem, wystąpić do sądu o zawieszenie zarządu i wyznaczenie zarządcy przymusowego (art. 14). Sąd orzeka też o zgodności działania fundacji z prawem i statutem (art. 12 ust. 1).
Równie dotkliwy bywa koszt wizerunkowy. Darczyńca, który sprawdza fundację przed wpłatą, szuka sprawozdania na jej stronie. Jeśli go nie ma, może po prostu zrezygnować.
Sprawozdanie spóźnione złóż mimo wszystko. Ministerstwo Spraw Zagranicznych przypomina, że fundacje, które nie dopełniły obowiązków, „są obowiązane do niezwłocznego ich dopełnienia”.
Jak udostępnić sprawozdanie
Ustawa nie mówi, w jaki sposób fundacja ma udostępnić sprawozdanie. Najprostsza droga to stała podstrona „Dokumenty” z plikami za kolejne lata, podlinkowana w stopce.
Przed publikacją przejrzyj załączniki. Formularz wymaga odpisów uchwał, a te mogą zawierać dane osób, których nie musisz pokazywać wszystkim.
Raport dla darczyńców na jedną stronę
Formularz jest napisany dla urzędu. Darczyńca nie dowie się z niego, co się zmieniło dzięki jego wpłacie. Dlatego obok pełnego sprawozdania warto opublikować krótki raport. Żaden przepis tego nie wymaga, ale liczby masz już gotowe, a tekst zajmie godzinę.
[Nazwa fundacji] w [rok]
Co się udało. [Dwa, trzy konkretne efekty, z liczbami: ile osób, ile działań, co się zmieniło.]
Ile mieliśmy pieniędzy. Przychody: [kwota] zł, w tym darowizny: [kwota] zł, dotacje: [kwota] zł, 1,5%: [kwota] zł.
Na co je wydaliśmy. Cele statutowe: [kwota] zł. Koszty administracyjne: [kwota] zł. [Jedno zdanie, co obejmują.]
Co dalej. [Plan na ten rok i czego do niego brakuje.]
Dokumenty. [Link do pełnego sprawozdania]. KRS [numer], NIP [numer]. Pytania: [adres e-mail].
Liczby muszą się zgadzać ze sprawozdaniem. Kosztów administracyjnych nie ukrywaj: z darowizn można je pokrywać, a jedno zdanie wyjaśnienia działa lepiej niż ich pominięcie.
Raport nadaje się też do listu na koniec roku. Sprawdź tylko, czy masz podstawę, żeby wysłać go mailem do osób, które wpłaciły.
Pytania
Czy fundacja, która nie działała, musi złożyć sprawozdanie?
Tak. Ministerstwo Sprawiedliwości pisze wprost: „Z obowiązku sprawozdawczego nie zwalnia nieprowadzenie działalności w danym okresie sprawozdawczym”. W niewypełnianych polach wstawiasz myślniki.
Kto podpisuje sprawozdanie fundacji?
Członkowie zarządu, zgodnie z zasadami reprezentacji w statucie. Liczbę osób wyznacza więc Twój statut, a nie ustawa. Jeśli wymaga dwóch podpisów, podpisują obie osoby.
Czy fundacja OPP składa sprawozdanie do ministra?
Nie, jeśli zamieściła sprawozdanie merytoryczne i finansowe w bazie NIW. Zwolnienie działa tylko pod tym warunkiem. Bez publikacji obowiązek wobec ministra wraca.
Czy stowarzyszenie składa sprawozdanie z działalności?
Art. 12 dotyczy fundacji. Stowarzyszenie ma inne obowiązki: sprawozdania wobec własnych członków według statutu oraz, jeśli ma status OPP, publikację w bazie NIW. Sprawozdanie finansowe sporządza na zasadach z ustawy o rachunkowości, chyba że prowadzi uproszczoną ewidencję.
Od kiedy obowiązuje jednolity formularz?
Od 1 stycznia 2023 r. Ministerstwa stosują go także przy zaległych sprawozdaniach za wcześniejsze lata.
Jak to wygląda we wspieraj.org
Piszemy to jako dostawca jednego z narzędzi do zbierania wpłat. Sprawozdania za fundację nie złożymy, ale jedną rzecz ułatwiamy. Eksport wpłat do CSV pozwala zsumować darowizny przyjęte przez formularz, także według zbiórek. Nie obejmuje jednak przelewów prosto na konto fundacji ani wpłat przez inne kanały, więc tych kwot szukaj w księgach.
Stan prawny na 2 listopada 2026 r. Artykuł opisuje przepisy ogólnie i nie jest poradą prawną. Źródła: ustawa o fundacjach, art. 9, 12–14; rozporządzenie w sprawie jednolitego wzoru formularza; Ministerstwo Sprawiedliwości: Fundacje – nadzór; ustawa o działalności pożytku publicznego, art. 23 i 27a; ustawa o rachunkowości, art. 53.
