Prędzej czy później ktoś zapyta: „czy moja wpłata idzie na pomoc, czy na wasze pensje?”. Zarząd też bywa niepewny, czy koszty administracyjne fundacji, czyli czynsz, księgową albo etat koordynatorki, wolno opłacić z darowizn. Odpowiedź jest krótsza, niż się wydaje, a kłopoty biorą się zwykle z tego, co organizacja obiecała w opisie zbiórki, a nie z przepisów.
Poniżej stan prawny na listopad 2026 r. To nie jest porada prawna ani podatkowa: rozstrzygają statut, umowy i opis konkretnej zbiórki.
Czy z darowizn można płacić pensje i czynsz?
Tak, jeśli darczyńca albo opis zbiórki nie wskazały innego celu. Darowizna na cele statutowe może pokrywać także koszty działania organizacji: wynagrodzenia, czynsz, księgowość. Przepisy o darowiznach nie wyznaczają procentowego limitu kosztów administracyjnych. Warunek podatkowy jest inny: wydatki muszą służyć celom statutowym objętym zwolnieniem.
Koszty administracyjne fundacji: nie ma ustawowego limitu
Ani ustawa o fundacjach, ani przepisy Kodeksu cywilnego o darowiźnie nie mówią, jaki procent pieniędzy może iść na administrację. Nie znaleźliśmy też takiego progu w ustawie o działalności pożytku publicznego ani w ustawie o zbiórkach publicznych.
Państwo przyjmuje wręcz, że takie koszty istnieją. Urzędowy formularz sprawozdania fundacji ma osobny wiersz: „Koszty administracyjne (czynsze, opłaty pocztowe, telefoniczne itp.)”, a także rubryki o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Przy zbiórce publicznej organizator podaje w zgłoszeniu „przewidywane koszty niezbędne do zorganizowania i przeprowadzenia zbiórki, które zostaną pokryte z zebranych ofiar” (art. 9 ust. 1 ustawy o zbiórkach).
Niektóre organizacje same wyznaczają limit, np. w regulaminie zbiórek. To ich dobrowolne zobowiązanie. Jeśli je podejmiesz, musisz go dotrzymać.
Darowizna ogólna a darowizna na konkretny cel
Tu leży prawdziwa granica. O tym, na co możesz wydać pieniądze, decyduje przede wszystkim to, na co darczyńca je dał.
| Wpłata | Co możesz z niej pokryć |
|---|---|
| na cele statutowe, bez wskazania | działania statutowe i koszty ich prowadzenia |
| na konkretną zbiórkę | to, co wynika z opisu zbiórki |
| umowa darowizny z określonym celem | to, co zapisano w umowie |
| dotacja | wydatki z umowy i budżetu, to nie jest darowizna |
| 1,5% podatku | wyłącznie działalność pożytku publicznego (art. 27 ust. 2 ustawy) |
Kodeks cywilny pozwala darczyńcy nałożyć polecenie, czyli obowiązek określonego działania (art. 893), a darczyńca, który wykonał darowiznę, może żądać jego wypełnienia (art. 894). Przy zbiórce na wózek dla konkretnej osoby ludzie płacą na wózek. Jeśli chcesz pokryć z niej część kosztów obsługi, napisz to w opisie, zanim ktokolwiek wpłaci.
Co na to CIT
Dochody fundacji są zwolnione w części przeznaczonej na cele statutowe wymienione w ustawie (szerzej o zwolnieniu darowizn z CIT). Pytanie brzmi więc, czy koszty biura i pensje to wydatek na te cele.
Organ podatkowy uznał w jednej z interpretacji, że tak, jeśli są potrzebne do działalności statutowej. W interpretacji wydanej w imieniu Ministra Finansów na wniosek z października 2014 r. (tekst) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy zajął się kosztami najmu biura, mediów, IT, obsługi prawnej i księgowej. Uznał, że nie realizują one celów bezpośrednio, ale „służą w sposób pośredni prowadzeniu przez Fundację działalności”, i przyjął stanowisko fundacji jako prawidłowe.
Są trzy zastrzeżenia:
- Interpretacja chroni tylko tę fundację i jest sprzed kilkunastu lat. Pokazuje kierunek, nie gwarantuje wyniku.
- Koszty wspólne z działalnością gospodarczą trzeba podzielić. Część przypadająca na działalność gospodarczą nie korzysta ze zwolnienia.
- Wydatek zwolniony nie może być też kosztem uzyskania przychodów. Tego samego nie rozliczasz dwa razy.
Nie oznacza to, że każdy koszt przejdzie. Zwolnienie dotyczy dochodu przeznaczonego na cele statutowe, więc opisuj w dokumentach, jak dany wydatek łączy się z celem, zwłaszcza przy wynagrodzeniach.
Pensje w fundacji i stowarzyszeniu
Wynagrodzenie za pracę nie jest niczym podejrzanym. Organizacja może zatrudniać ludzi, także w zarządzie, jeśli pozwala na to statut i umowa jest prawidłowo zawarta. Trzeba jednak uważać na kilka rzeczy.
- Sprawdź, kto ustala wynagrodzenie zarządu. Decyduje statut. Dobrze, gdy robi to inny organ, np. rada fundacji, a nie sam zarząd.
- OPP ma dodatkowe zakazy. Statut musi zabraniać przekazywania majątku członkom organów, pracownikom i ich bliskim na zasadach innych niż osobom trzecim (art. 20 ust. 1 pkt 6 ustawy o działalności pożytku publicznego).
- Działalność odpłatna ma własny próg. Jeśli przeciętne wynagrodzenie osoby przy działalności odpłatnej przekroczy 3-krotność przeciętnego w sektorze przedsiębiorstw, ta działalność staje się gospodarczą (art. 9 ust. 1 pkt 2).
- Dane są jawne dla urzędu. Formularz sprawozdania pyta o łączne wynagrodzenia zarządu i innych organów.
Jak mówić darczyńcom o kosztach
Ludzie rzadko mają pretensje o czynsz. Mają je o niedopowiedzenia. Sprawdzają się trzy proste zasady.
Nazwij koszty, zanim ktoś zapyta. W opisie zbiórki celowej możesz napisać:
Zbieramy [kwota] zł na [cel]. Do [procent]% zebranej kwoty przeznaczymy na koszty organizacji tej pomocy: [np. transport, koordynację, księgowość]. Jeśli zbierzemy więcej, nadwyżka pójdzie na [cel].
Zbiórkę na działanie organizacji nazwij wprost. Na przykład:
Twoja wpłata wspiera całą naszą działalność: pomoc [komu], ale też pracę zespołu i biuro, bez których ta pomoc by nie działała.
Pokazuj efekt razem z kosztem. Sam wskaźnik mówi niewiele: organizacja bez etatów może mieć niskie koszty, a działać mniej skutecznie niż ta, która zatrudnia specjalistkę. Lepiej powiedzieć, co dzięki tym kosztom się dzieje. Pomaga w tym krótki raport dla darczyńców.
Przy pisaniu opisu przyda się wzór opisu zbiórki.
Pytania
Ile fundacja może wydać na administrację?
Nie znaleźliśmy ustawowego limitu. Liczy się zgodność ze statutem, z obietnicą wobec darczyńców i z warunkami dotacji. Grantodawca może ustalić własny limit kosztów administracyjnych w umowie.
Czy członek zarządu fundacji może dostać wynagrodzenie z darowizn?
Może, jeśli dopuszcza to statut, a wynagrodzenie jest prawidłowo ustalone. W OPP obowiązują dodatkowe ograniczenia dotyczące majątku i osób bliskich.
Czy z 1,5% można opłacić czynsz?
Tylko jeśli służy prowadzeniu działalności pożytku publicznego (art. 27 ust. 2 ustawy). Te środki trzeba wyodrębniać w ewidencji i są sprawdzane przy kontrolach, więc ustal to z księgową. Szerzej o tym w tekście o kampanii 1,5%.
Czy muszę informować darczyńców, ile wydaję na koszty?
Przepisy nie wymagają tego w opisie zbiórki, ale koszty pojawiają się w sprawozdaniach. Lepiej, żeby darczyńca dowiedział się o nich od Ciebie.
Co zrobić, jeśli zbiórka zebrała więcej, niż potrzeba?
Zachowaj się tak, jak zapowiada opis lub regulamin. Jeśli opis nic nie mówi, zapytaj prawnika, zanim wydasz nadwyżkę na coś innego. Przy zbiórkach na konkretną osobę opisujemy to w tekście o subkontach.
Jak to wygląda we wspieraj.org
Piszemy to jako dostawca jednego z narzędzi do zbierania wpłat. Przy rejestracji zakładamy zbiórkę na cele statutowe. To właściwe miejsce na wpłaty, które mają finansować działanie organizacji, a nie jeden zakup. Przy każdej innej zbiórce to Ty piszesz cel i opis. Nie sprawdzamy, jak pieniądze zostały wydane, i nie zastąpimy Twojego rozliczenia z darczyńcami.
Stan prawny na 2 listopada 2026 r. Artykuł opisuje przepisy ogólnie i nie jest poradą prawną ani podatkową. Źródła: Kodeks cywilny, art. 888, 893, 894; ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 17; ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, art. 9, 20, 27; ustawa o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych, art. 9; rozporządzenie w sprawie wzoru sprawozdania fundacji.
