Subkonto w fundacji: jak prowadzić zbiórkę

Subkonto w fundacji pozwala zebrać pieniądze na leczenie konkretnej osoby, ale dla zarządu to coś więcej niż opis i link do wpłaty. Z pierwszym podopiecznym fundacja bierze na siebie dane o zdrowiu, rozliczanie faktur i decyzję, od której zależy, czy pomoc będzie opodatkowana. Ten tekst jest dla zarządów, które takie zbiórki prowadzą albo chcą zacząć. Rodzice znajdą w nim listę pytań do fundacji.

Poniżej stan prawny na październik 2026 r. To nie jest porada prawna ani podatkowa: model subkont warto omówić przed startem z prawnikiem i doradcą podatkowym, a opisane interpretacje dotyczą konkretnych spraw i chronią tylko osoby, które o nie wystąpiły.

Czym jest subkonto w fundacji

Subkonto w fundacji to zwykle wewnętrzna ewidencja, a nie osobny rachunek bankowy: fundacja przypisuje wpłaty do podopiecznego i finansuje z nich jego leczenie albo rehabilitację na zasadach z regulaminu. Podopieczny nie dostaje tych pieniędzy do swobodnej dyspozycji.

Ustawa o fundacjach i ustawa o działalności pożytku publicznego nie używają słowa „subkonto”. To określenie z praktyki. W wystąpieniu pokontrolnym wojewody dolnośląskiego z 2025 r. czytamy o subkontach skontrolowanej fundacji, że „są ewidencją wewnętrzną” i „nie stanowią odrębnych rachunków bankowych”. Prowadzi ją fundacja, a o każdym wydatku decydują zasady, które sama ustala.

Czy fundacja może zbierać na konkretną osobę

Tak, jeśli mieści się to w statucie. Statut określa cele, zasady, formy i zakres działalności fundacji (art. 5 ust. 1 ustawy o fundacjach), więc pomoc indywidualna powinna z niego wynikać.

Organizacja pożytku publicznego ma dodatkowy warunek. Działa „na rzecz ogółu społeczności, lub określonej grupy podmiotów”, a taka grupa musi być wyodrębniona ze względu na „szczególnie trudną sytuację życiową lub materialną” (art. 20 ust. 1 pkt 1 ustawy o działalności pożytku publicznego). Dlatego w regulaminie opisz, komu i według jakich kryteriów pomagasz. Kryteria przydadzą się też przy podatkach.

Sama zbiórka przez internet nie wymaga zgłoszenia, ale puszki już tak. Sprawdź, kiedy zbiórkę trzeba zgłosić na zbiorki.gov.pl.

Regulamin i umowa z podopiecznym

Regulamin i umowa powinny rozstrzygać wszystko, o co rodzic albo kontrola zapyta później:

• kto może dostać pomoc i jakie dokumenty przedstawia,
• jakie wydatki fundacja pokrywa, a jakich nie,
• jak wygląda rozliczenie: zwrot po fakturze czy płatność bezpośrednio dostawcy,
• kto zatwierdza wydatek i w jakim terminie,
• czy fundacja potrąca część wpłat na obsługę i ile,
• kiedy subkonto się kończy,
• co dzieje się z niewydanymi pieniędzmi,
• jakie zgody podopieczny albo opiekun podpisuje przed publikacją zbiórki.

Jak może wyglądać komplet takich dokumentów, pokazuje strona subkont Fundacji Równym Krokiem: regulamin, wniosek o założenie subkonta, klauzula informacyjna, zgody na publikację oraz wnioski o refundację i o zapłatę bezpośrednią.

Fundacje różnie podchodzą do potrąceń: część pobiera procent od każdej wpłaty, inne prowadzą subkonta bez prowizji. Regulamin subkont Fundacji Równym Krokiem stanowi, że fundacja „nie pobiera prowizji za prowadzenie subkonta”, a koszty bezpośrednio związane z wpłatą lub wydatkiem, takie jak opłaty operatorów płatności czy bankowe, pokrywa się ze środków subkonta, którego dotyczą. Przepisy nie narzucają tu stawki, ale darczyńca i rodzic powinni znać ją przed pierwszą wpłatą.

Regulamin działa tylko wtedy, gdy fundacja się go trzyma. W wystąpieniu pokontrolnym wojewody łódzkiego z 2021 r. zwrócono uwagę, że działania organizacji nie były w pełni spójne z przyjętymi normami wewnętrznymi, a zasady refundacji wymagały uporządkowania.

Konflikt interesów

Statut lub inne akty wewnętrzne OPP muszą zabraniać przekazywania majątku członkom, członkom organów, pracownikom i ich osobom bliskim na zasadach innych niż osobom trzecim (art. 20 ust. 1 pkt 6 lit. b). Jeśli o pomoc prosi dziecko członka zarządu, stosuj te same kryteria co wobec wszystkich, wyłącz tę osobę z decyzji i zachowaj ślad w dokumentach.

Wydatki: faktury, refundacja, podwójne finansowanie

Fundacja zwykle płaci na dwa sposoby: zwraca wydatek na podstawie dokumentu albo reguluje fakturę bezpośrednio u dostawcy. Drugi sposób zostawia prostszy ślad, bo faktura jest wystawiona na fundację, a podopieczny nie dostaje pieniędzy do ręki.

Pilnuj podwójnego finansowania. Przed zwrotem ustal, czy tego samego wydatku nie pokrył NFZ, PFRON albo inna organizacja. Dobrą praktyką jest oświadczenie podopiecznego i oznaczanie oryginałów dokumentów, żeby nie można było rozliczyć ich drugi raz.

Rodzicom warto powiedzieć też o uldze rehabilitacyjnej. Wydatki podlegają odliczeniu m.in. wtedy, gdy „nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie” (art. 26 ust. 7b ustawy o PIT), więc koszt zrefundowany przez fundację do ulgi się nie liczy.

Podatki podopiecznego

Skutek podatkowy zależy od tego, na jakiej podstawie fundacja udziela pomocy, a nie od szlachetności celu. Są trzy typowe ścieżki.

Gdy fundacja podpisuje umowę darowizny

Dyrektor KIS rozstrzygnął taką sprawę w interpretacji z 31 marca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB2-3.4015.233.2021.4.MD). Rodzic dostał od fundacji pieniądze na leczenie dzieci, na podstawie umowy darowizny. Organ uznał, że to darowizna, a zobowiązanie do wydania pieniędzy na konkretny cel nie zmienia jej charakteru. Darczyńcą jest fundacja, więc po przekroczeniu kwoty wolnej rodzic musi w ciągu miesiąca złożyć zeznanie.

Gdy fundacja udziela pomocy społecznej

W innej sprawie, opisanej przez „Rzeczpospolitą” w lipcu 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT2-2.4011.367.2021.4.AKU), OPP prowadziła dla chorego odrębne subkonto, zwracała wydatki na podstawie dokumentów albo płaciła bezpośrednio placówce lub sprzedawcy. Dyrektor KIS przyjął, że fundacja realizuje zgodnie ze statutem zadania z zakresu pomocy społecznej, a takie świadczenia są zwolnione z PIT.

Wcześniejsza interpretacja z 2011 r. (sygn. ITPB2/415-636/11/MU) wskazała dwa warunki dla organizacji pozarządowej: statut „przewiduje udzielanie pomocy społecznej” i „istnieją jasno określone kryteria komu ta pomoc przysługuje”. Fundacja nie musiała wtedy wystawiać PIT-8C.

W interpretacji z 2022 r. Dyrektor KIS zauważył, że strony mogą wybrać rodzaj czynności, także z uwzględnieniem skutków podatkowych. Wnioskodawca wskazywał, że statut fundacji obejmuje pomoc społeczną, ale organ oparł się na zawartej umowie darowizny. Forma pomocy jest więc decyzją fundacji i powinna być świadoma. Zanim podpiszesz pierwszą umowę, pokaż doradcy statut i wzór dokumentu. W razie wątpliwości można wystąpić o własną interpretację.

Dlaczego zbiórka przez fundację różni się od prywatnej

W ostatnich interpretacjach organy podatkowe uznają, że anonimowe wpłaty na prywatne zbiórki nie są darowizną, lecz przychodem w PIT. Jak podaje „Rzeczpospolita”, zbiórka prowadzona przez organizację tego problemu nie tworzy, choć organizacje zwykle potrącają koszty. Część ekspertów kwestionuje samo stanowisko fiskusa.

Dane o zdrowiu i wizerunek

Informacja o chorobie to dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO), a rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej (art. 81 ust. 1 prawa autorskiego). Przy publicznej zbiórce praktyczną podstawą jest wyraźna zgoda: osoby pełnoletniej albo opiekuna dziecka.

Przed publikacją zbiórki:

• zbierz osobną, pisemną zgodę, która mówi, jakie dane i zdjęcia pokażesz, gdzie i jak długo,
• pokaż podopiecznemu albo opiekunowi gotowy opis,
• ustal, co zrobisz po cofnięciu zgody, i uprzedź, że nie usuniesz cudzych udostępnień,
• nie publikuj dokumentacji medycznej, adresu domowego ani drastycznych zdjęć.

Działa to też w drugą stronę: kodeks postępowania dla organizacji pozarządowych wskazuje, że zanim dane darczyńcy trafią do podopiecznego, trzeba mieć jego uprzednią zgodę. Więcej o danych o zdrowiu i zdjęciach podopiecznych piszemy osobno.

1,5% a subkonto

Pieniądze z 1,5% trafiają do organizacji pożytku publicznego z wykazu, nie do podopiecznego (art. 45c ust. 1 ustawy o PIT). Podatnik może wpisać w zeznaniu cel szczegółowy, a urząd skarbowy przekazuje tę informację organizacji (art. 45c ust. 5 pkt 3).

Organizacja może wykorzystać te środki „wyłącznie na prowadzenie działalności pożytku publicznego” (art. 27 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego). Przy wydatkowaniu niezgodnym z tym przepisem musi je zwrócić (art. 27 ust. 2a), a członkowie organów OPP odpowiadają wobec niej za szkodę (art. 27b). Wydatki z 1,5% to obszar, który kontrolujący sprawdzają: taki był zakres wspomnianej kontroli z 2025 r.

Trzy rzeczy warto powiedzieć rodzicom wprost:

• fundacja bez statusu OPP nie przyjmie 1,5%,
• nikt nie zagwarantuje konkretnej kwoty,
• wpłata przez formularz to darowizna, a 1,5% to inny mechanizm, który rozlicza urząd skarbowy.

Nadwyżka i zakończenie zbiórki

Wpłata z dopiskiem „na leczenie Tomka” trafia do fundacji, ale darczyńca oczekuje konkretnego użycia pieniędzy. Taką darowiznę można rozumieć jako darowiznę z poleceniem (art. 893 Kodeksu cywilnego), a darczyńca, który ją przekazał, może żądać wypełnienia polecenia (art. 894 § 1).

Dlatego opisz z góry, w regulaminie i na stronie zbiórki, co się stanie, gdy:

• cel zostanie przekroczony, na przykład czy nadwyżka idzie na dalsze leczenie tej osoby,
• zabraknie pieniędzy na całość planu,
• podopieczny zrezygnuje albo leczenie się zakończy,
• podopieczny umrze.

W regulaminie Fundacji Równym Krokiem środki na subkoncie „są własnością Fundacji”, a te, które zostaną po zakończeniu umowy, fundacja przeznacza na swoje cele statutowe, „w miarę możliwości na pomoc innym dzieciom z wadami kończyn dolnych”. Umowa wygasa m.in. w razie śmierci podopiecznego, a po ukończeniu 18 lat podopieczny może ją przejąć w ciągu 3 miesięcy. Nie jest to jedyne możliwe rozwiązanie, ale ważne, żeby darczyńca znał je przed wpłatą.

Dla rodziców: o co zapytać fundację

Zanim podpiszesz umowę, poproś o regulamin i zapytaj o pięć rzeczy: ile fundacja potrąca, jakie wydatki pokrywa, jak szybko zwraca pieniądze, co dzieje się z niewydaną kwotą i na jakiej podstawie udziela pomocy, bo od tego zależy podatek. Samą organizację możesz zweryfikować w kilka minut: jak darczyńca sprawdza fundację.

Pytania

Czy subkonto to osobne konto bankowe?

Zwykle nie. To zapis w ewidencji fundacji, a wpłaty trafiają na jej rachunek.

Czy pieniądze z subkonta są opodatkowane?

To zależy od podstawy, na jakiej fundacja udziela pomocy. Darowizna powyżej kwoty wolnej podlega podatkowi od spadków i darowizn, a świadczenie z pomocy społecznej może być zwolnione z PIT, jeśli pozwalają na to statut i umowa.

Czy 1,5% może trafić na konkretne dziecko?

Nie wprost. Pieniądze dostaje OPP, a cel szczegółowy wpisany w zeznaniu to informacja, którą urząd skarbowy jej przekazuje. Organizacja wykorzystuje te środki na działalność pożytku publicznego, zgodnie z przepisami i swoim regulaminem.

Czy można wypłacić pieniądze z subkonta gotówką?

Przepisy o subkontach tego nie rozstrzygają, bo takich przepisów nie ma. O sposobie wypłaty decydują regulamin i umowa, a w praktyce fundacje rozliczają konkretne wydatki po dokumentach. Na przykład regulamin Fundacji Równym Krokiem wyklucza wypłatę w gotówce: środki trafiają do opiekuna tylko jako zwrot udokumentowanego wydatku.

Kto wystawia potwierdzenie dla darczyńcy?

Fundacja, bo to ona jest obdarowanym. Więcej: potwierdzenie darowizny do PIT.

Jak podziękować osobom, które wpłaciły?

Dziękuje fundacja, bo to ona ma dane darczyńców. Gotowe teksty znajdziesz w artykule jak podziękować darczyńcom zbiórki.

Zbiórka podopiecznego we wspieraj.org

Piszemy to jako dostawca jednego z narzędzi do zbierania wpłat. Wypełnianie i publikacja zbiórki podopiecznego wyglądają u nas tak:

• Link zamiast konta. Fundacja zakłada szkic i przekazuje link. Podopieczny albo rodzic uzupełnia tytuł, cel, opis, kwotę i zdjęcia, bez zakładania konta. Może wracać do formularza przez 30 dni, a nowy link unieważnia poprzedni.
• Decyzja fundacji. Zgłoszona zbiórka czeka na „Zatwierdź” albo „Odeślij do poprawy” z uwagą. Publicznie pojawia się dopiero po zatwierdzeniu, a zatwierdzonej treści nie zmieni już nikt z zewnątrz.
• Ochrona danych. Adresu e-mail podopiecznego nie zapisujemy, ze zdjęć usuwamy EXIF, w tym współrzędne GPS, a tytuł i opis są szyfrowane w bazie.
• Zakończenie. Po „Zakończ” formularz przestaje przyjmować wpłaty. „Usuń treść” trwale kasuje tytuł, opis i zdjęcia, także te wstawione do opisu, a wpłaty zostają w rozliczeniach.

Stan prawny na 23 października 2026 r. Artykuł opisuje przepisy ogólnie i nie jest poradą prawną ani podatkową. Interpretacje indywidualne dotyczą konkretnych spraw i chronią tylko wnioskodawcę. Źródła: ustawa o działalności pożytku publicznego, art. 20, 27 i 27b, ze zmianami z Dz.U. 2026 poz. 1040; ustawa o PIT, art. 21, 26 i 45c; ustawa o podatku od spadków i darowizn, art. 9; ustawa o fundacjach, art. 5; Kodeks cywilny, art. 893 i 894; prawo autorskie, art. 81; RODO, art. 9; prawo.pl: wsparcie od fundacji a podatek.