Księgowanie darowizn online w fundacji

Księgowanie darowizny w fundacji jest proste, dopóki wpłaty przychodzą przelewem na konto. Przy BLIK-u i karcie na wyciągu pojawia się jedna wypłata zbiorcza od operatora, pomniejszona o prowizję, a za nią stoi kilkadziesiąt osobnych darowizn. Ten tekst pokazuje, jak to uporządkować. Jest dla księgowych organizacji i dla zarządów, które chcą wiedzieć, o co zapytać.

Poniżej stan prawny na listopad 2026 r. To nie jest porada księgowa ani podatkowa. Nie znaleźliśmy przepisu ani oficjalnego stanowiska, które opisuje wprost wpłaty przez operatora, więc schemat poniżej wynika z ogólnych zasad ustawy o rachunkowości. Rozwiązanie zapisz w polityce rachunkowości i uzgodnij z osobą, która prowadzi księgi.

Jak księgować darowizny z płatności online

Ujmij darowiznę w pełnej kwocie jako przychód, a prowizję operatora osobno jako koszt. Wypłata od operatora to tylko przesunięcie pieniędzy, a nie przychód. Podstawą jest zakaz kompensowania przychodów i kosztów (art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Do rozliczenia przyda się konto rozrachunków z operatorem, które po każdej wypłacie powinno się bilansować.

Dlaczego nie można księgować samej wypłaty

Załóżmy, że operator wypłacił 339,50 zł. Za tą kwotą stoją trzy darowizny: 50, 100 i 200 zł, razem 350 zł, oraz 10,50 zł prowizji. Liczby są przykładowe.

Gdyby zaksięgować 339,50 zł jako przychód, zaniżysz i przychody, i koszty. Ustawa o rachunkowości mówi, że „nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi” (art. 7 ust. 3). Do tego potwierdzenie dla darczyńcy opiewa na 100 zł, więc księgi też powinny pokazywać 100 zł.

Trzy zdarzenia zamiast jednego

Rozbij rozliczenie na trzy kroki. Numery kont zależą od Twojego planu kont, więc to schemat, a nie wzór.

Po wypłacie saldo rozrachunków z operatorem wynosi zero, chyba że część wpłat czeka jeszcze na kolejną wypłatę. Niezerowe saldo na koniec miesiąca to wtedy nie błąd, tylko pieniądze w drodze.

Jeśli środki czekają na rachunku płatniczym organizacji u operatora, część księgowych ujmie saldo jako środki pieniężne, a nie jako należność. Wybór wpisz do polityki rachunkowości, bo wpływa też na to, kiedy uznasz darowiznę za otrzymaną.

W sprawozdaniu darowizny na działalność statutową trafiają do przychodów z działalności statutowej. Dla organizacji pozarządowych jej układ określa załącznik nr 6 do ustawy, który dzieli te przychody na nieodpłatną i odpłatną działalność pożytku publicznego oraz pozostałą działalność statutową.

Kiedy ująć darowiznę

Ministerstwo Finansów pisze, że darowizna jest przychodem podatkowym „w całości w momencie otrzymania”. Przy operatorze pojawia się pytanie, co jest momentem otrzymania: opłacenie transakcji czy wypłata na rachunek bankowy.

Przepisy nie rozstrzygają tego wprost dla takich wpłat. Dwie praktyczne zasady:

• Wybierz jedną regułę i stosuj ją konsekwentnie. Zapisz ją w polityce rachunkowości.
• Zwróć uwagę na przełom roku. Darowizna opłacona 31 grudnia, a wypłacona w styczniu, to zdarzenie z grudnia, jeśli za moment otrzymania uznasz opłacenie. Takie wpłaty sprawdź też przy potwierdzeniach do PIT, bo data płatności i data wpływu na konto bankowe bywają różne.

Jakie dowody zachować

Podstawą zapisu są dowody księgowe (art. 20 ust. 2), a wolno też stosować dowody zbiorcze, w których pojedyncze dowody są wymienione (art. 20 ust. 3 pkt 1). W przypadku płatności online pełny komplet to zwykle:

• raport operatora za okres: transakcje, kwoty, prowizje, wypłaty,
• lista wpłat z dostawcy formularza, z numerem transakcji,
• dokument za prowizję, jeśli operator go wystawia,
• wyciąg bankowy z wypłatą,
• dowód zbiorczy, który łączy te dokumenty.

Numer transakcji to najważniejsze pole, bo tylko on pozwala połączyć wpłatę z raportu z konkretną osobą i z potwierdzeniem.

Jeśli operator wystawia fakturę, trafi ona do Ciebie przez KSeF. Według podręcznika MF dla NGO od 1 lutego 2026 r. organizacje są „zobowiązane do otrzymywania faktur za pośrednictwem KSeF”. Darowizny nie dokumentuje się fakturą, ale prowizja już może mieć taki dokument. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy organizacji, które same sprzedają: od 1 kwietnia 2026 r., a przy sprzedaży fakturowanej do 10 000 zł miesięcznie od 1 stycznia 2027 r.

Zbiórki i cele: jak nie stracić śledzenia

Jeśli pieniądze są zbierane na różne cele, sam przychód ogółem nie wystarczy. Prowadź analitykę według zbiórek, a przy zbiórkach na podopiecznych także według subkont. Kolumna ze zbiórką w eksporcie wpłat zwykle tu wystarczy.

Prowizję można przypisać do zbiórki albo ująć ogólnie. Wybierz sposób zgodny z tym, co obiecano darczyńcom. Jeśli opis mówi, że cała kwota trafia na cel, prowizji nie potrącaj z tej zbiórki bez uzasadnienia. Szerzej o tym w tekście czy z darowizn można płacić pensje i czynsz.

Pamiętaj też o wyodrębnieniu rachunkowym działalności nieodpłatnej i odpłatnej (art. 10 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego) oraz o obowiązkach podatkowych przy darowiznach: łącznej kwocie w CIT-D i publikacji informacji o nich.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Mała organizacja może zamiast pełnych ksiąg prowadzić uproszczoną ewidencję. Od 1 stycznia 2026 r. warunki z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego są takie:

• brak działalności gospodarczej,
• brak statusu OPP,
• przychody w roku poprzedzającym wybór nie większe niż 1 000 000 zł, bez wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na działalność statutową,
• decyzja organu zatwierdzającego.

O wyborze trzeba zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, a nowa organizacja ma 90 dni od rozpoczęcia działalności (art. 10a ust. 3). Przy roku kalendarzowym wybór na 2027 r. zgłaszasz do 31 marca 2027 r.

Wzory określa rozporządzenie z 22 grudnia 2025 r.: zestawienie przychodów i kosztów, zestawienie przepływów finansowych, wykaz środków trwałych i zestawienie uzupełniające. Zasada rozdzielenia darowizn od prowizji pozostaje ta sama, a każdy zapis ma numer odpowiadający dowodowi.

Zwrot darowizny

Jeśli wpłata wraca do darczyńcy, zapisz zwrot jako osobne zdarzenie, z dowodem, i zachowaj powiązanie z pierwotną wpłatą. Organizacja ma też obowiązek wobec urzędu: informację o zwrocie trzeba przekazać w ciągu miesiąca od dnia zwrotu (art. 26 ust. 6c ustawy o PIT).

Pytania

Czy darowiznę księguję brutto, czy netto?

Brutto, czyli w kwocie wpłaconej przez darczyńcę na rzecz organizacji. Prowizja to osobny koszt.

Czy potrzebuję umowy darowizny do każdej wpłaty?

Nie. Darowizna pieniężna jest ważna, gdy świadczenie zostało spełnione (art. 890 § 1 Kodeksu cywilnego). Dowodem dla ksiąg są dokumenty płatności.

Czy dobrowolne wsparcie dla dostawcy formularza to przychód organizacji?

Nie, jeśli trafia bezpośrednio do dostawcy i nie przechodzi przez organizację. Nie ujmuj go w księgach ani w potwierdzeniach.

Czy mogę prowadzić uproszczoną ewidencję jako OPP?

Nie. Status OPP wyłącza taką możliwość (art. 10a ust. 1 pkt 3).

Jak to wygląda we wspieraj.org

Piszemy to jako dostawca jednego z narzędzi do zbierania wpłat, więc wprost o tym, co dostajesz, a czego nie.

• Eksport CSV zawiera datę wpłaty, status, zbiórkę, kwotę dla fundacji, dane darczyńcy i numer transakcji Tpay. Zawiera dane osobowe, więc nie wysyłaj go otwartym mailem.
• Eksport nie ma kolumny z prowizją ani numeru wypłaty. Do uzgodnienia wypłat potrzebne są dane z Tpay. W panelu, w zakładce ze zwrotami prowizji, widać okres, kwotę i status zwrotu.
• Dobrowolne wsparcie nie jest wykazywane, bo nie jest przychodem organizacji.
• Zwrot prowizji przychodzi osobnym przelewem w rozliczeniu miesięcznym, a w pierwszym rozliczeniu także zwrot opłaty aktywacyjnej Tpay. Przekazujemy go jako darowiznę na cele statutowe od AMS SOFTWARE sp. z o.o. i tak to opisujemy w tytule przelewu. Ujmij go jako darowiznę, osobno od darowizn darczyńców, i nie pomniejszaj nim prowizji.

Stan prawny na 2 listopada 2026 r. Artykuł opisuje przepisy ogólnie i nie jest poradą księgową ani podatkową. Źródła: ustawa o rachunkowości, art. 7, 20, 21, załącznik nr 6; ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, art. 10 i 10a; rozporządzenie w sprawie uproszczonej ewidencji; podręcznik „KSeF w organizacjach pozarządowych”.