Newsletter fundacji: zgoda, RODO, wzór

Organizacja ma listę adresów e-mail — od darczyńców, uczestników wydarzeń, wolontariuszy — i chce wysyłać im newsletter z informacjami i prośbami o wsparcie. Newsletter fundacji jest jednym z najtańszych kanałów kontaktu, ale tylko wtedy, gdy adresy zebrano tak, żeby dało się to obronić. Ten tekst mówi, jak zebrać zgodę, jak ją udokumentować i co zrobić z wypisami.

Poniżej stan prawny na listopad 2026 r. To nie jest porada prawna: przepisy nie rozstrzygają wprost części sytuacji organizacji pozarządowych, co zaznaczamy niżej.

Czy fundacja potrzebuje zgody na newsletter?

Na wiadomości z prośbą o wsparcie najbezpieczniej mieć zgodę. Na potwierdzenie wpłaty zgoda nie jest potrzebna, a na samo podziękowanie zwykle też nie — z prawem darczyńcy do sprzeciwu. Zgodę zbiera się osobnym, niezaznaczonym polem, zapisuje razem z jej treścią i datą, a wypisanie musi być równie proste jak zapis.

Dlaczego „najbezpieczniej”, a nie „zawsze”? Prawo komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na przesyłanie „informacji handlowej”, „w tym marketingu bezpośredniego” (art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej). Czy prośba o darowiznę od fundacji bez działalności gospodarczej jest informacją handlową, przepisy nie mówią wprost. Ten spór opisujemy w tekście o tym, czy w podziękowaniu można prosić o kolejną wpłatę. Skoro nie ma pewności, zgoda jest rozwiązaniem, które działa niezależnie od tego, jak spór się zakończy.

Co wolno wysłać bez zgody

Rozliczenie zbiórki to przypadek graniczny: informuje o wykonaniu celu, za który ktoś zapłacił, ale bywa też zachętą do kolejnej wpłaty. Najprościej opublikować je na stronie i wysłać link tym, którzy się zgodzili. Jak przygotować samo rozliczenie, piszemy w tekście o rozliczeniu zbiórki.

Jak zebrać zgodę na newsletter

• Osobne pole, niezaznaczone domyślnie. Zaznaczone z góry pole to nie zgoda.
• Oddzielone od klauzuli informacyjnej. Informacja o przetwarzaniu danych to obowiązek organizacji, a nie zgoda darczyńcy. Różnicę wyjaśniamy w tekście o RODO przy zbieraniu darowizn online.
• Bez warunkowania wpłaty. Darczyńca, który nie zaznaczy zgody, wpłaca tak samo.
• Konkretna treść. Kto będzie pisał, o czym i jakim kanałem — e-mail, SMS, telefon to osobne kanały.
• Zgoda przez podanie adresu. Prawo komunikacji elektronicznej pozwala wyrazić zgodę także przez udostępnienie adresu e-mail „w celu przesyłania informacji handlowej” (art. 398 ust. 2). Formularz zapisu na newsletter działa właśnie tak — pod warunkiem, że jasno mówi, po co jest adres.
• Potwierdzenie zapisu (double opt-in) — mail z linkiem „potwierdź zapis”. Przepisy go nie wymagają, ale chroni przed literówkami w adresie i przed zapisaniem kogoś cudzym adresem.

Jak udokumentować zgodę

Administrator „musi być w stanie wykazać”, że osoba wyraziła zgodę (art. 7 ust. 1 RODO). W praktyce dla każdego adresu zapisz:

1. kto — adres e-mail i imię,
2. kiedy — data i godzina,
3. gdzie — formularz wpłaty, formularz zapisu, lista na wydarzeniu,
4. na co — dokładna treść zgody w brzmieniu, jakie widziała osoba.

Ostatni punkt jest najczęściej pomijany. Jeśli po roku zmienisz treść zgody w formularzu, stare zgody nadal odnoszą się do starej treści. Trzymaj kolejne wersje z datami ich obowiązywania.

Wypisanie, sprzeciw i lista wyłączeń

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, a wycofanie „musi być równie łatwe jak jej wyrażenie” (art. 7 ust. 3 RODO). Jeśli dane służą marketingowi bezpośredniemu, osoba może się mu sprzeciwić, a wtedy „danych osobowych nie wolno już przetwarzać do takich celów” (art. 21 ust. 2 i 3 RODO).

W praktyce:

• Link „wypisz się” w każdej wiadomości, działający jednym kliknięciem.
• Odpowiedź „proszę mnie wypisać” traktuj tak samo jak kliknięcie w link.
• Lista wyłączeń — adresy wypisanych osób trzymaj osobno, żeby nie dopisać ich ponownie przy imporcie nowej listy.
• Wypisanie dotyczy kanału, z którego ktoś się wypisał. Potwierdzenia wpłat nadal trzeba wysyłać, jeśli ta osoba znów wpłaci.

Stara lista adresów

Organizacja ma często listę zbieraną latami: z wydarzeń, z wizytówek, z przelewów. Polskie przepisy nie przewidują wyjątku dla osób, które kiedyś były w kontakcie z organizacją — art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej mówi o uprzedniej zgodzie. Jeśli nie wiesz, skąd pochodzi adres i na co ta osoba się zgodziła:

1. Zbieraj zgodę przy następnym naturalnym kontakcie — przy kolejnej wpłacie, na wydarzeniu, w formularzu zapisu na stronie, do której prowadzisz z mediów społecznościowych.
2. Nie wysyłaj na starą listę newslettera ani próśb o wsparcie, dopóki nie masz zgody.
3. Mail z samą prośbą o zgodę to ryzyko. Przepisy nie rozstrzygają, czy taka wiadomość sama nie wymaga zgody. Jeśli się na nią decydujesz, wyślij ją raz, bez żadnej treści o wsparciu, i zostaw na liście tylko osoby, które potwierdziły.

Lista będzie krótsza, ale osoby na niej rzeczywiście chcą czytać Twoje wiadomości.

Newsletter fundacji: wzór zgody

Wersja przy formularzu wpłaty:

☐ Chcę dostawać od [nazwa organizacji] wiadomości e-mail o jej działaniach, zbiórkach i możliwościach wsparcia. Mogę się wypisać w każdej chwili linkiem w wiadomości albo pisząc na [e-mail].

Wersja na formularzu zapisu na stronie:

☐ Zapisuję się na newsletter [nazwa organizacji]: [jak często] wiadomość e-mail o tym, co robimy, i prośby o wsparcie. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili, klikając „wypisz się” w wiadomości. Informacje o przetwarzaniu danych: [link do polityki prywatności].

Newsletter zwykle traktuje się jako usługę świadczoną drogą elektroniczną, więc organizacja, która go prowadzi, powinna mieć krótki regulamin (art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Inne obowiązki strony opisujemy w tekście o obowiązkach strony internetowej fundacji.

Pytania

Czy mogę pisać do osób, które wpłaciły darowiznę?

Potwierdzenie i podziękowanie — tak. Prośby o kolejne wpłaty i newsletter — najbezpieczniej tylko do osób, które zaznaczyły zgodę.

Czy zgoda z formularza wpłaty wystarczy na newsletter?

Tak, jeśli była osobnym, niezaznaczonym polem o jasnej treści i masz zapis, kto, kiedy i na co się zgodził.

Jak długo przechowywać dowód zgody?

Tak długo, jak wysyłasz wiadomości na jej podstawie, i jeszcze przez czas, w którym ktoś mógłby zakwestionować wysyłkę. Po wypisaniu zostaw adres na liście wyłączeń.

Czy narzędzie do wysyłki newslettera to podmiot przetwarzający?

Tak. Potrzebna jest umowa powierzenia, a jeśli dostawca przechowuje dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — także podstawa przekazania. Wymień go w polityce prywatności.

Kto nakłada kary?

Za naruszenia RODO — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wysyłka informacji handlowej bez zgody narusza też art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej i jest czynem nieuczciwej konkurencji (art. 398 ust. 4).

Czy mogę wysłać SMS zamiast maila?

Zasady są te same — art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej dotyczy telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, w tym telefonów. Zgoda powinna wprost obejmować SMS-y.

Jak to wygląda we wspieraj.org

Piszemy to jako dostawca formularza wpłat. Organizacja może dodać do formularza własną klauzulę zgody marketingowej — pole jest niezaznaczone i nieobowiązkowe, a przy każdej wpłacie zapisujemy treść zgody w brzmieniu, które widział darczyńca. Eksport wpłat do CSV ma kolumnę „Zgoda marketingowa” (tak, nie albo „—”, gdy klauzuli nie było) i datę wpłaty. Minusy: nie wysyłamy newsletterów i nie obsługujemy wypisów — robisz to we własnym narzędziu. Eksport nie zawiera treści zgody, więc kolejne wersje klauzuli z datami zapisuj u siebie. Nie ma też potwierdzenia zapisu mailem.

Stan prawny na 3 listopada 2026 r. Artykuł opisuje przepisy ogólnie i nie jest poradą prawną. Źródła: RODO, art. 6, 7 i 21; Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398; ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 2 i 8.