Darowizna od firmy: jak poprosić, wzór pisma

Lokalne firmy częściej pomagają, kiedy ktoś je o to poprosi, tylko że prośba zwykle ginie w skrzynce biuro@ jako ogólny mail do wszystkich. Darowizna od firmy dla fundacji czy stowarzyszenia nie wymaga wielkiej strategii. Potrzebny jest właściwy adresat, konkretna kwota na konkretny cel i kilka dokumentów, które zamkną sprawę po stronie księgowości. Poniżej znajdziesz wzór pisma i to, co warto wiedzieć o podatkach, zanim je wyślesz.

Poniżej stan prawny na listopad 2026 r. To nie jest porada podatkowa: o tym, czy firma może odliczyć darowiznę, decydują jej sytuacja i Twoja działalność.

Jak poprosić firmę o darowiznę

Znajdź osobę, która ma związek ze sprawą, poproś o konkretną kwotę na konkretny cel i podaj numer konta organizacji. Darowizna powinna wpłynąć przelewem, bo bez dowodu wpłaty na rachunek nie ma odliczenia (art. 18 ust. 1c ustawy o CIT). Spółka może odliczyć darowiznę na cele pożytku publicznego do 10% dochodu. Jeśli w zamian oczekuje ekspozycji logo, to sponsoring, a nie darowizna.

Od kogo zacząć

Najlepszy adresat to nie największa firma w mieście, tylko ta, która ma powód, żeby Cię znać.

• Rodzice, wolontariusze, członkowie zarządu. Zapytaj, gdzie pracują i kto tam decyduje. Polecenie od pracownika otwiera drzwi lepiej niż mail z formularza.
• Dostawcy i usługodawcy. Biuro rachunkowe, drukarnia, sklep, w którym kupujesz. Już Cię znają.
• Firmy z okolicy. Remont świetlicy obok ich siedziby to sprawa ich klientów i pracowników.
• Firmy, które pomogły kiedyś. Podziękuj za poprzednią pomoc i pokaż, co z niej wyszło, zanim poprosisz znowu.

Większe firmy często mają program darowizn, regulamin i terminy. Sprawdź to na ich stronie, zanim wyślesz list. Małe firmy decydują zwykle prościej: właściciel czyta maila i odpowiada.

Kiedy pytać

Zapytaj, kiedy firma planuje takie wydatki. Pod koniec roku wiele firm zna już swój wynik, więc łatwiej jej ocenić limit odliczenia, a świąteczny nastrój sprzyja decyzji. Nie zostawiaj jednak prośby na ostatni tydzień grudnia, bo księgowość może nie zdążyć.

Dobry moment to też konkretne wydarzenie: rocznica, otwarcie, nagła potrzeba. Prośba z datą działa lepiej niż „kiedyś, w dowolnym terminie”.

Wzór pisma do firmy

Pisz krótko i do konkretnej osoby. Jedna strona to górna granica, a mail może być jeszcze krótszy.

Temat: [Nazwa organizacji] – prośba o wsparcie [konkretny cel]

Dzień dobry, Pani/Panie [nazwisko],

[Skąd Cię znamy: kto polecił, jaki związek łączy firmę ze sprawą.]

Jesteśmy [organizacją, która robi co, dla kogo, gdzie]. Do [data] chcemy [konkretny cel], bo [krótki powód]. Cały koszt to [kwota] zł, z czego mamy już [kwota] zł.

Czy Państwa firma mogłaby przekazać darowiznę w wysokości [kwota] zł? Dzięki niej [konkretny efekt].

Dane do przelewu: [nazwa organizacji], KRS [numer], NIP [numer], rachunek [numer], tytuł: darowizna na [cel].

Po wpłacie prześlemy potwierdzenie darowizny, a po zakończeniu pokażemy, co udało się zrobić. Jeśli wolą Państwo porozmawiać, zadzwonię w dogodnym terminie: [imię i nazwisko, telefon].

Z poważaniem, [imię i nazwisko, funkcja]

Podaj jedną kwotę, a nie „dowolną”. Firmie łatwiej odpowiedzieć na konkret, nawet jeśli zaproponuje mniej. Po tygodniu zadzwoń albo napisz drugi raz. Brak odpowiedzi to zwykle brak czasu, a nie odmowa.

Te same dane powinny być na stronie „Wesprzyj nas”. Do maila możesz dołączyć jedną stronę: kim jesteście, ostatnie efekty, link do sprawozdania. Księgowa firmy i tak zapyta, czy organizacja istnieje, więc oszczędzisz jej czasu.

Darowizna od firmy dla fundacji: co firma może odliczyć

Spółka (CIT). Odlicza od dochodu darowizny przekazane na cele z art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego organizacjom z jej art. 3 ust. 2 i 3, które prowadzą taką działalność, łącznie do 10% dochodu (art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Kwota musi być udokumentowana dowodem wpłaty na rachunek obdarowanego (art. 18 ust. 1c).

Przedsiębiorca na PIT. Na skali podatkowej może odliczyć darowizny do 6% dochodu (art. 26 ust. 1 pkt 9 i ust. 5 ustawy o PIT). Na podatku liniowym takiego odliczenia nie ma (art. 30c ust. 2), a przy ryczałcie i estońskim CIT zasady są inne, więc to sprawdzi księgowa firmy.

To nie jest koszt. Darowizny nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT). Odliczenie obniża podstawę opodatkowania, więc przy stawce 19% darowizna 1000 zł zmniejsza podatek o 190 zł, jeśli mieści się w limicie. Przy stawce 9% jest to 90 zł.

Nie obiecuj odliczenia. Możesz napisać, że organizacja prowadzi działalność pożytku publicznego i na jakim polu, ale decyzję podejmuje firma ze swoją księgową.

Darowizna czy sponsoring

Darowizna jest bezpłatna: firma nie dostaje niczego, do czego się zobowiązujesz. Jeśli w umowie albo w mailu pojawia się ekspozycja logo, to odpłatna usługa, a organizacja wystawia za nią dokument sprzedaży. Tę różnicę opisaliśmy szerzej w tekście o podziękowaniach dla darczyńców, gdzie jest też tabela i lista sygnałów ostrzegawczych.

Sponsoring nie jest gorszy. Firma ma wtedy koszt reklamy, a przy niektórych celach może skorzystać z ulgi sponsoringowej na działalność sportową, kulturalną albo wspierającą naukę (art. 18ee ustawy o CIT). Wymaga to jednak umowy i sprawdzenia, czy Twoja organizacja i działanie spełniają warunki.

Darowizny rzeczowe

Firma może przekazać towar zamiast pieniędzy, np. żywność, komputery albo meble. Do odliczenia potrzebny jest wtedy dokument, z którego wynika wartość, oraz oświadczenie obdarowanego o przyjęciu (art. 18 ust. 1c ustawy o CIT). Przy towarach firma musi też rozpatrzyć VAT, a odliczana kwota zależy od rozliczenia tego podatku (art. 18 ust. 1b). Zanim się zgodzisz, ustal, kto płaci za transport i czy naprawdę tego potrzebujesz.

Jakie dokumenty wysłać

• Potwierdzenie darowizny z danymi organizacji i firmy, kwotą, datą i celem. Bazą może być wzór potwierdzenia.
• Umowa darowizny, jeśli firma o nią poprosi. Przy pieniądzach przekazanych przelewem nie musi być aktem notarialnym, bo darowizna staje się ważna po spełnieniu świadczenia (art. 890 § 1 Kodeksu cywilnego). Jeśli darowizna ma konkretny cel, można go zapisać w umowie jako polecenie (art. 893 Kodeksu cywilnego).
• Podziękowanie imienne, jeszcze w tym samym tygodniu.
• Informacja po zakończeniu: co się udało, zdjęcie, liczby.

Po swojej stronie pamiętaj o rozliczeniu. Darowizny od osób prawnych ponad 15 000 zł jednorazowo albo ponad 35 000 zł rocznie od jednego darczyńcy wymagają podania ich danych w CIT-D. Więcej o tym w tekście czy fundacja płaci podatek od darowizn.

Pytania

Czy firma może przekazać darowiznę każdej fundacji?

Może, ale odliczenie przysługuje przy darowiźnie na cele z art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego, dla organizacji, która prowadzi taką działalność. Status OPP nie jest wymieniony jako warunek w art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT.

Czy darowizna od firmy wymaga umowy?

Przy przelewie nie jest konieczna, ale firmy często chcą mieć dokument. Prosta umowa albo potwierdzenie porządkuje sprawę, zwłaszcza przy większej kwocie.

Czy mogę umieścić logo darczyńcy na stronie?

Tak, jeśli to Twoja decyzja i firma się zgodziła, a nie warunek darowizny. Nie ustalaj wielkości, miejsca ani czasu ekspozycji, bo to już cechy sponsoringu.

Czy darowizna gotówką się liczy?

Do odliczenia nie. Ustawa wymaga dowodu wpłaty na rachunek obdarowanego (art. 18 ust. 1c ustawy o CIT, art. 26 ust. 7 ustawy o PIT).

Czy firma powinna płacić przez formularz na stronie?

Lepiej przelewem na konto organizacji. Art. 18 ust. 1c ustawy o CIT mówi o dowodzie wpłaty na rachunek obdarowanego, a przy operatorze płatności dokumentacja jest bardziej złożona. Formularz zostaw dla osób prywatnych.

Jak to wygląda we wspieraj.org

Piszemy to jako dostawca jednego z narzędzi do zbierania wpłat, więc wprost: nasz formularz nie jest przygotowany dla firm. Regulamin definiuje darczyńcę jako osobę fizyczną, formularz nie ma pól na nazwę firmy i NIP, a zaświadczenie powstaje na imię i nazwisko z formularza. Firmie podaj numer konta. Zbiórkę na stronie możesz za to pokazać jako dowód, że lokalna społeczność też się dokłada, i wykorzystać ją w rozmowie.

Stan prawny na 2 listopada 2026 r. Artykuł opisuje przepisy ogólnie i nie jest poradą podatkową. Źródła: ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 16, 18, 18ee, 19; ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 26; Kodeks cywilny, art. 888, 890.